جلسات بخش ضروری و جدانشدنی از زندگی سازمانی است که برای تصمیم گیری، به اشتراک گذاری اطلاعات، طوفان فکری و گزارش پیشرفت استفاده می شوند. با این حال، اگر به طور موثر انجام نشوند، می توانند منبع ناامیدی و اتلاف وقت بوده و نتیجه موردانتظار را در طولانی مدت محقق نکنند.
مشکلات در جلسات
صرف زمان زیاد: جلسات بخش قابل توجهی از زمان کار را اشغال می کنند. یک کارمند به طور متوسط حدود شش ساعت در هفته را در جلسات صرف می‌کند، در حالی که مدیران سطح متوسط 11 ساعت و مدیران ارشد می توانند تا 23 ساعت در هفته برای جلسات کاری وقت بگذارند. یک مطالعه نشان داد که مدیران 72 درصد بیشتر از پنج سال قبل وقت خود را در جلسات غیرمولد صرف می کنند.
حاشیه و حواس پرتی: بسیاری از شرکت کنندگان جلسه در طول جلسات به فعالیت های دیگری مثل چک کردن ایمیل‌ها یا شبکه‌های اجتماعی، گفتگو پیرامون مباحث غیر موضوع جلسه و صحبت‌های دو نفره می‌پردازند که عملکرد بهینه و تمرکزشان را کاهش می‌دهد. این عدم تمرکز می تواند ضریب هوشی فرد را 10 امتیاز کاهش دهد که بر تصمیم گیری افراد تأثیر مستقیم می گذارد
تأثیر منفی: جلسات ضعیف می تواند بر نگرش کارکنان، رضایت شغلی، عملکرد و توانمندسازی و همچنین توانایی شرکت در کار عمیق تأثیر منفی بگذارد.
جلسات غیر ضروری: جلسات اغلب به عنوان یک ابزار پیش فرض استفاده می شوند و می‌توانند بدون هدف مشخص اتفاق بیفتند.
در اینجا هفت استراتژی کلیدی برای بهبود اثربخشی جلسه آورده شده است:
تعیین اینکه آیا این جلسه نیاز است یا خیر: قبل از برنامه ریزی یک جلسه، بپرسید که آیا بهترین راه برای تصمیم‌گیری برگزاری جلسه است یا خیر. گزینه های جایگزین ممکن است شامل نظرسنجی ها، پرسشنامه یا یادداشت های منسجم باشد. برای مثال، انتقال حجم زیادی از اطلاعات ممکن است به بهترین وجه از طریق یک جلسه ارائه نشود.
هدف جلسه را بشناسید: هر جلسه باید یک نتیجه یا هدف روشن داشته باشد. اهداف جلسه را می توان به طوفان فکری، تصمیم گیری، تعیین هدف یا بررسی هدف طبقه بندی کرد.
نوع جلسه مورد نیاز را تعیین کنید: انواع مختلفی از جلسات، از جمله بررسی سریع یک موضوع، بررسی تاکتیکی، استراتژیک و مرور فصلی وجود دارد.
مشخص کنید چه کسی نیاز به حضور دارد: فقط از کسانی دعوت کنید که باید در آن جلسه حضور داشته باشند. اگر کسی در طول یک جلسه منفعل و بی نظر باشد، احتمالاً نیازی به حضور در آنجا نداشته است.
جلسه را بر روی آیتم های اقدام متمرکز کنید: جلسات باید بر انجام اقدامات متمرکز شوند، به طوری که هر آیتم دستور کار با یک فعل اقدام شروع می شود و شامل یک فرد مسئول و یک تاریخ مقرر است.
قوانین و مرزهای پایه را ایجاد کنید: قوانین اساسی ایجاد کنید، مانند کاهش استفاده از فناوری و درگیر شدن در یک مکالمه در یک زمان. همچنین مهم است که جلسات را به موقع شروع و پایان دهید.
