بازتعریف جلسات: راهکار طلایی برای افزایش بهره‌وری و موفقیت سازمانی
ما وقت خود را در جلسات میگذرانیم.
جلسات کاری. ملاقات با دوستان. جلساتی که در آن ارائه میکنیم و جلساتی که دیگران به ما ارائه میدهند. جلسات با افراد مختلف. جلسات در دنیای واقعی و جلسات از طریق صفحه نمایش‌ها و در آینده، جلسات در فضاهای مجازی.
در واقع، بسیاری از ما آنقدر زمان در جلسات صرف میکنیم که **نحوهی گذراندن وقت ما در جلسات، بخش بزرگی از دوران حرفهای ما را شکل میدهد!**
در دنیای کسب و کار، بسیاری جلسات را اتلاف وقت میدانند و سعی میکنند آنها را تا حد امکان کوتاه، مختصر و کم تعداد برگزار کنند. بسیاری سعی میکنند از ملاقات با افراد اجتناب کنند و همیشه نگهبانان دروازه و تاکتیکهای تأخیر را آماده دارند. برخی رهبران از جلسات به عنوان ابزاری برای اعمال نظم و القای ترس استفاده میکنند.
**رویکرد متفاوتی به جلسات.**
کتابها و مقالات زیادی دربارهی مدیریت جلسات و چگونگی بهره برداری حداکثری از آنها نوشته شده است. بیشتر این مطالب توخالی و بی معنی هستند، زیرا **همگی بر این تمرکز دارند که چطور میتوانیم بیشترین بهره را از یک جلسه ببریم، در حالی که باید بر این تمرکز کنیم که چطور میتوانیم بیشترین مشارکت را در جلسه داشته باشیم.**
اگر با ذهنیت «استخراج» به جای ذهنیت «بخشندگی» وارد جلسه شویم، احتمالاً با مشکلاتی روبرو خواهیم شد، از جمله:
الف) از دست دادن جلساتی که می‌توانستیم در آنها دانش خود را به اشتراک بگذاریم و در نتیجه حسن نیت و اعتبار خود را افزایش دهیم.
ب) آنقدر بر آنچه به دنبالش هستیم متمرکز میشویم که نیازهای واقعی خود را کشف نمی‌کنیم.
ج) چنان اعتماد به نفس کاذب پیدا میکنیم که فکر میکنیم از دیگران برتریم و در نتیجه یادگیری و رشد نمی‌کنیم.
در نهایت، ممکن است دانش ما روزبه روز کمتر شود، از اتفاقات غیرمنتظره شوکه شویم و اعتبارمان کاهش یابد.
برای به حداکثر رساندن تجربهی جلسات، باید بر **سخاوت، همدلی و انرژی** به عنوان کلیدهای اصلی تمرکز کنیم.
**الف) سخاوت**
چطور میتوانیم به فرد یا افرادی که با آنها ملاقات میکنیم یا برایشان ارائه میدهیم، هدیه‌ای بدهیم؟ هدیه‌ای از دانش، بینش یا نگاهی نو که پیش از این نداشتند. چیزی که آنها را متقاعد کند وقتشان در آن جلسه به خوبی صرف شده است.
علاوه بر دانش، راههای دیگر برای بخشندگی شامل قدردانی از مهارتها و مشارکتهای آنهاست. همه دوست دارند برای کار خوبی که انجام دادهاند، مورد تقدیر و شناخته شدن قرار گیرند.
راه دیگر بخشندگی، ارائه‌ی راهنمایی است. مردم مشتاق دریافت مشاوره، مسیرها و داستان‌هایی هستند که به آنها در مواجهه با چالشها یا موقعیت‌هایشان کمک کند. ارائه دیدگاه‌ها، داستان‌ها و تجربیاتِ مرتبط، به افراد قدرت میدهد و آنها را رشد میدهد.
**دانش. قدردانی. راهنمایی.**
**ب) همدلی**
چطور میتوانیم واقعاً دیدگاه و نگرش دیگران را درک کنیم؟ زیرا حتی اگر با نظر آنها مخالف باشیم، این درک باعث رشد ما میشود. اگر در حال ارائه هستیم، چطور مطمئن شویم صحبت‌هایمان به مسائل ذهنی مخاطب مرتبط است و صرفاً مطالب تکراری و کلیشه‌ای را دغدغه نمی‌کنیم؟ آیا عجیب نیست که سخنرانان از اهمیت شخصی سازی و مرتبط سازی میگویند، اما محتوای خود را به مخاطبشان مرتبط نمیکنند؟ در واقع، آنها میگویند وقتشان از وقت مخاطب ارزشمندتر است!
سه راه برای اطمینان از همدلی:
۱) **درک** با پرسش، گوشدادن و بازگویی مسئله و شرایط.
۲) **بازتعریف مسئله** با استفاده ازمقایسه‌ها و دسته بندی‌های دیگر.
۳) به اشتراک گذاری **تجربیات شخصی** مرتبط.
درکِ طرف مقابل نشان میدهد که به او گوش میدهیم. بازتعریف مسئله نشان میدهد دیگران نیز با چنین چالش‌هایی روبرو بوده‌اند. تجربیات شخصی، پیوند انسانی ایجاد میکند و ثابت میکند ما خود در موقعیت آنها بوده‌ایم یا دیگران را در چنین موقعیتی دیده‌ایم.
**درک. بازتعریف. داستان گویی.**
**ج) انرژی**
چطور میتوانیم افراد حاضر در جلسه را پر انرژی تر و نسبت به خودشان احساس بهتری داشته کنیم؟ بخش بزرگی از موفقیت به نگرش، باور و امید بستگی دارد. بسیاری از جلسات مردم را دلسرد، ترسان و نگران میکنند. لازم نیست پر از انرژیِ غیرواقعی باشیم، اما اگر به پیشرفت علاقه داریم، **با اشتیاق عملگرایانه** برخورد کنیم.
سه کلید برای پایان دادن به جلسه با انرژی:
۱) **وضوح**: افراد باید بهروشنی بدانند گامهای بعدی برای هر یک چیست.
۲) **باور**: باوری که بتوانند این گامها را بردارند.
۳) **برنامه**: چگونگی اجرای گامهای بعدی.
آیا در پایان جلسه همه چیز واضح است؟ آیا افراد باور دارند ابزار و مهارتهای لازم را دارند؟ آیا برنامه‌ای مشخص وجود دارد؟
**وضوح. باور. برنامه.**
با تمرکز بر بخشیدن به جای گرفتن، تقریباً موفقیت یک جلسه‌ی عالی را تضمین میکنیم، زیرا حداقل طرفهای مقابل با احساسی مثبت و بهبودیافته جلسه را ترک میکنند. این احساس آنها را به متحد، حامی و مدافع ما تبدیل میکند، بنابراین ما هم سود می‌بریم.
اما آنچه اتفاق میافتد بسیار فراتر است. وقتی در جلسه متوجه شوند ما بدون چشمداشت میبخشیم، آنها نیز می‌بخشند: دانش، بینش، کمک و چیزهای دیگر. اغلب در همان جلسه یا در ادامه.
در نهایت، چون ما وقت آنها را ارزشمند تلقی کرده‌ایم، آنها نیز وقت ما را ارزشمند میدانند.
این رویکرد به جلسات هم در دنیای واقعی و هم مجازی کاربرد دارد. در هر فرهنگ و کشوری مؤثر است و هم در موقعیتهای شخصی و هم کسب و کار نتیجه بخش است.
به دیگران فکر کنید.
و جلسات به فضایی ارزشمند، لذت بخش، آموزشی و انرژی بخش تبدیل خواهند شد.
